1. OBJETIVO

OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U. establece los lineamientos para el tratamiento de los datos personales que reposen en sus archivos y bases de datos, garantizando los derechos de los titulares tales como: Habeas data, buen nombre, intimidad, información y derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiesen recogido en bases de datos y archivos, todo lo anterior en desarrollo de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013. De igual manera, se establecen los criterios para la recolección, captura, tratamiento, uso, circulación, intercambio, transmisión, corrección y supresión de datos personales, por parte de OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARQUETING E.U. Por lo que, aquellas personas que en virtud del ejercicio de cualquier actividad con OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E. U. suministren o hayan suministrado cualquier tipo de información o dato personal a OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E. U. (siempre y cuanto éstas últimas actúen como responsables del tratamiento de datos personales), podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

OSMOSIS PUBLICIDAD YMARKETING E.U.
Nit: 830.120.746-1
Dirección: Cra. 9 No. 53-58 oficina 704, Bogotá
Teléfono: (1) 5442405 - Móvil. 3103341761
Correo electrónico: administrativo@osmosis.com.co

3. TRATAMIENTOS

3.1. Principios para el tratamiento de datos personales.

Para OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U. es de vital importancia el adecuado tratamiento de datos personales, para lo cual se aplicarán los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: En el Tratamiento de datos personales se dará aplicación a la normatividad vigente para tal fin.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento se ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales son obtenidos o divulgados con previa autorización del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo se hace por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no está disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Se garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

3.2. Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes

Teniendo en cuenta la exposición de la Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes, que no sean de naturaleza pública, cumplirá con los siguientes requisitos:

a) Obedecer, respetar y asegurar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, de forma tal que se garantice su desarrollo integral y armónico como miembro de la sociedad.
b) Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valorar la opinión del menor.
Valga la pena indicar que, adicional a los precitados requisitos, para el tratamiento de datos personales del menor, se deberá contar con autorización expresa del representante legal del mismo.

3.3. Tratamiento de datos sensibles:

De conformidad con la normatividad vigente, se entenderá como datos sensibles: “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos”. Cuando el Tratamiento de datos personales sensibles, sea posible, conforme a lo establecido en la regulación vigente, OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U se asegurará de:

a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
Ninguna actividad de OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U. podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

4. FINALIDAD DE LOS TRATAMIENTOS

La información personal que es tratada en OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U. tiene las siguientes finalidades generales:
a) Proveer nuestros servicios o productos.
b) Evaluar la calidad de los productos o servicios.
c) Realizar estudios de mercado.
d) Enviar comunicaciones e información relacionada con nuestros productos, servicios, promociones, publicidad, alianzas, concursos, contenidos, capacitaciones, reportes, así como de empresas aliadas o colaboradoras, y para facilitarle el acceso general a la información de estos.
e) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros:
a. Clientes
b. Vendedores
c. Empleados
d. Aliados comerciales
e. Proveedores
g. Demás grupos de interés relacionados con las actividades que en desarrollo de su objeto social adelanta el OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U.

5. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La información suministrada en principio permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria. Sin embargo, el tiempo del tratamiento podrá ajustarse de conformidad con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y/o las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, supriman o deroguen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DE OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U.

OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E. U., cuando actúe como responsable del tratamiento de los datos personales, deberán cumplir los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
i) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
j) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Autorización

OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U. adoptará un procedimiento para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento, exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
La autorización deberá ser expresa e informada, en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior por parte del Titular.
8. RESPONSABILIDAD DE ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U. resolverá las peticiones, consultas y reclamos elevadas por el Titular de la información con relación al tratamiento de datos personales a través de la oficina de servicio al cliente, a través de los siguientes medios:

Dirección: Cra. 9 No. 53-58 oficina 704
Teléfono: 5442405 - Móvil. 3103341761
Correo electrónico: administrativo@osmosis.com.co
Página WEB: www.osmosis.com.co

9. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y/O REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán acceder y consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U.. Para ello el Titular o causahabiente deberá formular la consulta a través de alguno de los medios habilitados por la organización, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la reglamentación vigente, podrán presentar un reclamo ante el encargado de tratamiento de datos el cual será tramitado en el correo administrativo@osmosis.com.co bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al encargado de tratamientos de datos, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento OSMOSIS PUBLICIDAD Y MARKETING E.U.